Fungsional dan Implementasi Intranet

Dalam sebuah komunitas yang terbatas seperti perusahaan, banyak pegawai/ user dapat bekerja bersama-sama secara mudah dan efektif bila dalam system dan pola kerja mereka menggunakan fasilitas ataupun teknologi yang mendukung infrastrukturnya. Salah satu alternatieknologi yang dapat diimplementasikan adalah intranet. Fungsional dan kinerjanya sangat mendukung pola/system kerja yang cepat dan kolektif.

Hal yang mendorong penggunaan intranet adalah kebutuhan akan informasi. Berdasarkan survai yang dilakukan terhadap 103 eksekutif system informasi yang memiliki 500 pegawai, mereka memprioritaskan penggunaan intranet untuk menyebarkan manual, catalog , daftar barang, menyediakan human relation, dan informasi pekerjaan, menawarkan jasa e-mail, dan mengadakan suatu revisi dokumen secara bersama-sama.

Alasan tersebut ditambah beberapa alasan lagi, antara lain:

Komunikasi yang lebih baik antara pegawai.

Biaya pemgembangan dan perawatan yang lebih murah dibandingkan teknologi client server biasa.

Keinginan untuk menaikkan rasa kepemilikan data, dan tanggung jawab pengguna.

Keinginan untuk menggunakan protocol yang terbuka .

Mudah digunakan dan sederhana.

Mudah mendistribusikan program aplikasike user.

Menaikkan akses dan distribusi informasi ke pengguna.

Sebanarnya teknologi intranet dating bersama dengan teknologi internet. Pada dasarnya intranet menggunakan teknologi internet. Perbedaannya hanyalah pengguanaan firewall bagi jaringan local yang terkoneksi ke internet, untuk melindungi asset system informasi dari serangan pihak luar. Hal ini menjasikan intranet benar-benar dapat berfungsi secara independen.

Hal lain yang membedakan intranet dan internet adalah dari sisi penggunanya. Aplikasi dan informasi intranet ditunjukan bagi kalangan dalam organisasi itu sendiri sementara informasi di suatu situs internet ditunjukkan bagi kalangan luas (umum). Pada saat ini teknologi intranet telah mengalahkan popularitas teknologi client-server tradisional. Setiap orang dan perusahaan berlomba-lomba memenfaatkan teknologi ini hingga sebagian besar melupakan satu hal yang paling penting dalam model client-server, yaitu: pengembangan system tanpa disain yang baik akan mangakibatkan suatu system menjadi kurang bermanfaat.

Jenis Pemanfaatn Intranet

Penggunaan Intranet sebenarnya tergantung dari bentuk organisasi penggunanya. Apakah suatu took, perusahaan multi nasional, suatu instansi atau departemen lainnya. Dengan memahami kerja organisasi tersebut terlebih dahulu maka akan sangat membantu model desain intranet yang akan digunakan.

Didalam suatu organisasi, intranet banyak digunakan untuk:

v Human resource personal service.

v Material and logistic service, seperti penyediaan ruangan, barang, dan sebagainya.

v Informasi system service.

1. Human Resource Service

Pada modal organisasi intranet dapat digunakan untuk menyajikan informasi-informasi, seperti:

*. Manual pekerjaan, misalnya tata-tertib, petunjuk kerja, informasi, liburan, asuransi, prosedur pembelian dan pengeluaran barang.

*. Buletin board perusahaan, misalnya pengumuman kebijaksanaan, pengumuman pekerjaan, jadwal kerja, pelatihan, menu kafetaria, jadwal kegiatan ekstra.

*. Record pekerjaan, misalnya waktu kerja dan kehadiran , data kepegawaian, seperti alamat rumah hingga prestasi kerja.

*. Newsletter (berita-berita penting) untuk pekeja.

*. Informasi-informasi yang berkaitan dengan human resource department, missal informasi yang digunakan untuk menyewa property, memecat, memindahkan, mempromosikan, melatih karyawan, dan lain-lain.

2. Material and Logistic Services

Organisasi kerja seperti ini dapat berupa toko, cleaning service, dan lain-lain. Informasi yang dapat diletakkan di intranet misalnya:

1. Listing peralatan atau service yang disediakan
2. Image yang dapat di-clik, yang menerangkan gambaran suatu fasilitas ruangan pada suatu kantor.
3. Image map yang dapat menerangkan buku telepon suatu perusahaan.
4. Suatu form yang dapat diisi dan digunakan untuk mencari informasi mengenai order, catalog, dan lain sebagainya.

Dengan memanfaatkan CGI akan dapat disusun aplikasi internet yang mendukung kerja organisasi dalam bidang ini. Misal, untuk order ataupun yang lain.

3. Informasi System service

Pada model organisasi ini intranet dapat digunakan untuk menyediakan :

1. Informasi mengenai computer-komputer para staff.
2. Informasi yang dibutuhkan para user, berkaitan dengan pengetahuan umum, manual operasi program untuk satu pekerjaan, dapat dikumpulkan pada suatu database, sehingga dapat berupa suatu perpustakaan elektronis.
3. Semua data atau dokumen yang berbentuk file word processing, spreadsheet, graphic, dll, dapat digunakan bersama-sama dengan memanfaatkan aplikasi bebasis web dengan pusat data di web server.

Komponen Penbentuk Intranet

Komponen pembentuk intranet pada dasarnya sama dengan komponen pembentuk internet, seperti:

* Aplkasi browser,

* Komputer server,

* Perangkat Jaringan ,

* Protokol TCP/IP,

* Bahasa Pemograman,

* Komputer client, dan

* Perangkat Bantu pengembang (development tool) untuk manajemen jaringan local.

Yang perlu ditambah pada intranet apabila sebahagian informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat diakses jaringan luar (internet) adalah firewall dan router (intranet ini menjadi ekstranet).

Medel Intranet

Sebelum memulai proyek intranet, kita seringkali dihadapkan pada pertimbangan seperti:

Ø Apakah intranet tersebut memilki suatu organisasi dan tampilan yang seragam.

Ø Apakah tiap orang dapat meletakkan informasi sesukanya, ataukah harus diperiksa terlebih dahulu.

Ø Bila orang bebas meletakkan informasi sesukanya, bagaimana bila ada yang meletakkan informasi tak sesuai dengan organisasi tersebut.

Ø Bagaimana menghadapi perkembangan intranet tersebut di kemudian hari, dll.

Model organisai suatu intranet dapat dibedakan menjadi:

Model Tersentralisasi

Pada model yang bersifat top down ini hanya ada satu web server yang dikelila secara khusus oleh unit khusus di organisasi tersebut. Seluruh web page (dokumen, form, dan lain-lain) didesain secara terpusat sehingga perubahan tampilan dokumen harus dimintakan kepada unit pengelola.

Model ini memiliki alasan yang baik, yaitu bentuk dokumen yang tetap dan standar. Hal ini juga memudahkan dalam melakukan administrasi system. Hanya ada satu computer yang berfungsi sebagai server. Kekurangannya adalah system ini kurang terdistribusi. Jadi tak ubahnya seperti system sentralisai tradisional . Juga terkadang pengembangan secara sentralisasi ini akan lambat dilaksanakan karena factor birokrasi. Permasalaan lain adalah bila computer server tersebut mengalami kerusakan, maka seluruh dokumen dan system tak dapat bekerja.

• Model Desentralisasi

Setiap anggota organisasi boleh mensetup web server dan meletakkan informasi. Pada model ini pemasangan web server bias dilakukan pada bebagai jenis mesin, baik PC, Mac, maupun Unix. Alasan yang mendukung model ini adalah, user yang menstup mesin tersebut adalah orang yang paling mengetahui tentang informasi dibidangnya. Pada model sentral, user tersebut harus menyesuaikan dengan standar yang ada pada tim pengelola pusat. Kelebihan lainnya adalah orang yang memiliki informasi dengan cepat dapat menyumbangkan informasi tersebut. Kelemahan dari dari model ini adalah bahwa karena terlalu mudah diinstal maka cendrung menjadi tak terorganisasi dengan baik.

• Model Campuran

Merupakan model gabungan dari model sentralisasi dan desentralisasi. Pola organisai pengguna intranet-lah yang akan menentukan model mana yang paling cocok untuk kebutuhan mereka.

Proses Pada Intranet

Sekarang apa yang membedakan pengembangan suatu intranet dibandingkan system client server biasa? Suatu intranet membutuhkan perhatian yang lebih besar terhadap proses suatu bisnis, sebab teknologi intranet/internet ini akan berubah dengan capat pada tahun mendatang. Teknologi intranet membutuhkan suatu dasar pengembangan yang baik sebagai dasar untuk memahami berbagai teknologi baru yang muncul, serta model desai yang mampu mengakomodasi keinginan user yang bertambah banyak.

Intranet adalah jaringan computer yang berdasarkan standar Internet dan Word Wide Web. Karena teknologinya sudah terbentuk dari internet maka kemudahan, rendahnya biaya oprasi, fleksibilitas, dan open system technologi yang tidak tergantung dari platform menjadikan intranet sebagai salah satu pilihan unggulan.

Protokol-protokol yang berada dalamlingkup TCP/IP adalah:

HTTP, FTP, MIME, SMTP, NNTP dan POP.

Intranet dapat mengakses semua pelayanan internet pada web browser. Sebagai contoh, browser dapat mengirimkan e-mail dengan menggunakan SMTP (Simple Mail Transper Protokol) Untuk standar mail Internet.

Groupware lebih bersifat sebagai model server push yang menajikan kemungkinan kerja sama melalui komunikasi, kolaborasi dan koordinasi.

Workflow adalah kemampuan otomatisasi transfer infromasi untuk mendukung aliran kerja system informasi.

Tingkatan kebutuhan informasi dalam organisasi bisnis, yaitu pelayanan informasi, pelayanan interaktif, pelayanan pelanggan yang lebih baik, dan enterprise connectivity.

Banyak keunggulan dari segi teknologi infromasi dengan menggunakan intranet karena antara lain: mereduksi biaya percetakan, kertas, perangkat lunak, distribusi, menghemat biaya pos dan proses order. Teknologi web memberikan dua hal penting dalam konsep dokumen centric computing, yaitu pemanfaatan dokumen HTML sebagai standar yang universal dan platform independent. Sampai sekarang ini terdapat dua teknik yang menawarkan keefektifan biaya dalam mengotomasi pemeliharaan isi dari berbagai sumber pada jaringan. Teknik yang digunakan adalah gateway program dan embedded scripts. Teknologi intranet yang memperbolehkan masukan data, workflow automation, menyajikan prospek pengurang biaya proses produksi. Semua web server dapat di konfigurasi untuk memeriksa transaksi log, menciptakan pemeriksaan kondisi yang lebih nyaman serta kelengkapan audit trail. Kombinasi dari teknologi intranet internet mempunyai potensi untuk meningkatkan electronic commerce, meningkatkan competitive information, comprehensive research base dan ada kemungkinan untuk menggantikan peran yang dimainkan sekarang oleh telephone dan video. Teknologi intranet menyajikan pencatatan yang bertambah cepat. Mengurangi biaya yang tinggi. Keengganan akan intranet bararti dimasa depan kemungkinan besar akan memperlambat kinerja organisasi dan menurunkan produksi,

Internet Pada Saat Ini

Internet diatur oleh perjanjian bilateral atau multilateral dan spesipikasi teknis (protocol yang ditetapkan dan disepakati untuk digunakan bersama, menerangkan tentang perpindahan data antar jaringan)। Protokol-protokol terkait dengan pemerintahan, Internet juga memicu tumbuhnya transparasi pelaksanaan pemerintahan melalui e-government.